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院内メーリングリストを作る

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2016.7.21

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歯科医院においてはパートスタッフの方が多かったり、
早番・遅番があったり、休みがシフト制であったりと
スタッフ間の情報の共有化が大きな問題となることがあります。

そのため、以前にも「連絡ノート」を皆さんにご紹介しました。

今回は連絡ノート以上に便利なメーリングリストを皆さんにお伝えします。

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1.メーリングリストとは何か

通常のメールは送信する相手を指定してから送信します。

ですから、送る人が複数人にとなる場合には、
その人数分、指定しなければいけませんでした。

しかし、メーリングリストの場合には、
そのメーリングリストに登録されている人全員に
同じメールが同時に届くのです。

つまり、伝えたいメッセージを1度に大人数に
同時にメールで届けることが出来るのが
メーリングリストなのです。

メーリングリストは以前から普及しておりましたが、
歯科医院内でメーリングリストを作るところは滅多にありませんでした。

恐らく、今でも院内メーリングリストを作っているところは
ほとんどないと思います。

私の会社でも、メーリングリストを使用していますが、とても便利です。
是非、皆さんも使ってみてください。

連絡ノートももちろん素晴らしいのですが、
連絡ノートの場合には1冊しかありませんし、
院内に置いてあるので医院に出勤しないと見ることができません。

連絡ノートの場合はしっかりと管理をし続けないと
次第に連絡ノートが見られなくなってしまうという可能性がありました。

しかし、メーリングリストの場合には
医院に出勤しなくても、見ることができます。

また、私が使っている
「フリー・エムエル(http://www.freeml.com/)」
の場合には携帯メールにもメールを送ることが出来るのです。

多くのメーリングリストは携帯メールに対応していないのですが、
歯科医院でメーリングリストを作る場合には
携帯メールに対応しているメーリングリストを
選択することが大切だと思います。

なぜなら、歯科医院のスタッフの大半は
自分のパソコンを持っていないからです。

携帯メールであれば、連絡ノートとは異なり、
その内容を忘れてしまったとしても
再度、確認することが出来ます。

また、送られてきたメールの内容に対して、
返事を送ったり、意見を送ったりすることも出来るのです。

それにより、メーリングリスト上で議論をすることも可能なのです。

メーリングリストがなければ、
ミーティングまで待たなければいけなかったことを
メーリングリストで知らせて、それを決定事項として
翌日から変更することも可能になるのです。

ということは、それだけ医院の変化・進化のスピードを
速めることが出来るのです。

スピードが速まるということは
それだけ、実践度合いのレベルが高くなるということであり、
それはそのまま業績にも大きな影響をもたらすのです。

話はそれますが、自分のパソコンを持っているスタッフほど優秀で、
スタッフのパソコン所有率がその医院の優秀さに比例します。

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2.どのような内容をメーリングリストに流すか

メーリングリストに流す内容としては以下のような内容が考えられます。

・新たに医院で決まったやり方、ルール
・医院で起こった事件、クレーム、その対応策
・院内で起こったミス、その対応策
・スタッフに気をつけてほしいこと
・院長の伝えたいこと、思い、考えていること、
伝え切れなかったことの補足
・それをやらなければいけない理由

それまで「連絡ノート」に書いていたような変更点だけでなく、
院長の考えていることなどを伝えることが
メーリングリストのメリットだと思います。

診療中、朝礼・終礼、ミーティング中に伝え切れなかったことを
診療後に院長が落ち着いて考えて、
まとめた内容をメーリングリストに流すことによって、
院長の考えを捕捉することが出来ます。

大半の場合、院長の考えは伝わっていません。

なぜでしょうか?

それは、院長が自分が考えていること、想いなどを
ほとんど伝えていないからです。

また、伝えていたとしても、
伝えてすぐにエキサイトしてしまい、感情的になり、
スタッフからすれば院長が怒っているだけにしか見えないのです。

そうなると、院長の考えが伝わらないのではなく、
曲がって伝わり、誤解されることになるのです。

そうならないためには院長の考えを
落ち着いた状態でしっかりとまとめて、
それをメーリングリストなどで送れば良いのです。

自分がなぜ、そのようなことをしたのか、
スタッフに伝えたかったことはなんなのか、
是非、伝えてあげてください。

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3.メーリングリストのリスク

メーリングリストの場合、一瞬で全員にメールが送られてしまいます。

それがリスクです。

プラスの情報であるならば、全く問題がないのですが、
マイナスの情報が一瞬で全員に送られてしまうと
大きなマイナスの影響をもたらしてしまう可能性があるのです。

そうらないためには、メーリングリスト使用のルールを
しっかりと設けたほうがいいと思います。

メーリングリスト使用のルールとしては

「マイナスの情報はメーリングリストに流さない」

ということに尽きます。

個人や医院、院長に対する
批判、文句、悪口、不平・不満・愚痴・文句などは
メーリングリストに流さないということを
予め、伝えておくことが重要になります。

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