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連絡ノートで院内コミュニケーションの充実化を図る

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2016.7.21

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医院におうかがいしていると、院内でのコミュニケーションが
取れていないために、新しく決めたことが徹底されない、
知ってる人と知らない人がいるなどの問題が起きていることがよくあります。

そのような問題を解消することは、医院運営においては、
実は、かなり重要なことになります。

今回は、その問題を解決する手法として「連絡ノート」をご紹介します。

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1.このようになっている医院は要注意!

院内コミュニケーションが不足する4つの条件が医院にはあります。
ご自分の医院がどれに当てはまるか考えてみてください。

(1)休みがローテーションの医院

月~土まで毎日診療で、休診日は日曜しかないもしくは、
休診日がないような医院の場合、知ってる人と知らない人に
大きな開きが出ます。

丸一日いない日が皆、交代であるので、どこかで知らない人が
出てしまうのです。

自分が休みの日に決まったことを知らないと、業務が混乱し、
混乱した後に、変わったことを知ります。

それを他の人に教えてもらおうにも、なかなか教えてもらうのは大変です。

この積み重ねで院内で決めたことが定着しない文化ができてしまいます。

(2)早番・遅番で勤務時間が交替制の医院

早番・遅番になると、必ず自分がいない時間帯が毎日、出てきます。

そうなると、その時間帯に変わったことを知ることが難しくなります。

連絡ノートがなければ、全て口頭で伝えなければならず、
(1)と同様になります。

また、早番・遅番になると、スタッフが無責任になりやすいという
特徴もあります。

早番の人は「今日は早番だから早く帰りたい」と思い、
遅番の人は「今日は遅番で帰りが遅いから早く帰りたい」と、
皆が早く帰りたいと思っているのです。

皆、医院のことや、患者さんのことよりも、早く帰ることばかりを
考えるようになってしまう傾向が強いように思います。

早番・遅番が悪いというわけではなく、そのようなマイナス面があるので、
それを十分理解したうえで採用することが重要だと思います。

(3)パートスタッフが多い医院

パートスタッフはいない日、いない時間帯が多いですから、
医院の変化についていくのが難しくなります。

ただでさえ立場が低いパートスタッフが常勤スタッフに自分がいない間に
何か変化があったかどうかを聞くのは難しくなります。

常勤スタッフは皆知ってるけれども、パートスタッフは知らない、
となると、パートスタッフは

「自分たちは大切にされてない、
自分たちはどうでもいいと思われてるのかな」

と感じ、時間だけ働く、肉体労働者になってしまいます。

パートスタッフを戦力として活用するためにも、
実は連絡ノートによる情報伝達は重要なのです。

(4)朝礼、終礼、ミーティングなどを行ってない場合

上記のような情報伝達が難しい条件があっても、
朝礼、終礼、ミーティングなどを行っていれば
いくらかでも改善することができます。

しかし、そのようなことも行っていないと、
情報伝達は不可能に近くなります。

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2.連絡ノートを簡単に実施する方法

連絡ノートを実施するのは簡単です。

しかし、多くの医院で実施されていないのが実情です。
連絡ノートを定着させるために必要な3つのポイントをお伝えします。

【Point1.連絡ノートの書式にこだわらない】

連絡ノートは簡単に行うことが大切です。

無理に細かく記入しようとしたり、キレイに記入しようとしたりすると、
長続きしません。

1冊の大学ノートを用意して、新たに決まったこと、
変わったことを書くだけにすることが大切なのです。

なぜならば、実際に連絡ノートに記入するのはスタッフですので、
連絡ノートを書くことが負担になると、やりたくなくなってしまうからです。

【Point2.連絡ノートを必ず、見るようにする】

連絡ノートを実施するうえで最も、大切なのは
連絡ノートを必ずスタッフが見るということです。

当たり前ですが、これが難しいのです。

やったけど、スタッフが見ないので無意味だから止めてしまった医院も
あると思います。

何もルールを決めなければ、スタッフも連絡ノートを見るのが
面倒くさいので、見なくなります。

しかし、きちんとルールを決めれば、見るようになります。
そのルールとは以下のようなものです。

□ルール1
スタッフは出勤したら、タイムカードを打刻する前に
必ず、連絡ノートを見る

□ルール2
連絡ノートの各項目には、伝達内容だけでなく、
必ず、スタッフがチェックしたサインを記入する欄を設けておく

□ルール3
スタッフは連絡ノートの自分が確認した項目に、
チェックのサインを記入するもしくは印鑑を押す

【Point3.ミーティングを行う】

上記2つのポイントを満たしたとしても、時間が経つに連れ、
きちんと連絡ノートを見ないスタッフが出てきたり、
連絡ノートにサインを入れないスタッフが出てきたりします。

これを防ぐためにも、院長がミーティングをきちんと行い、
ミーティングの中で3ヶ月に1度程度は連絡ノートに
きちんとチェックがなされているか、確認する必要があります。

また、ミーティングの中で、連絡ノートに記載した事項が
院内で実行されてるかどうかのチェックを行うことも重要です。

知らない間に、実行されなくなってる項目もあるのです。
それを定期的にチェックするのに最適な場がミーティングです。

この3つのPointが大切なのです。これをきちんと実行し、
継続することで、医院の情報伝達がスムーズになり、
院内が活性化されるきっかけになるかもしれません。

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