マネジメント > スタッフ教育

マニュアルを作成する

マーケティングのテーマ別に表示
マネジメントのテーマ別に表示

マネジメント

2016.7.21

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

多くの歯科医院で問題となることの1つに

「新しいスタッフが定着しない」

ということがあります。

特に、経験のない歯科助手の定着率は日本全国で低いように思われます。

私もクライアントにおうかがいして、
そのようなスタッフ1人1人ともお話をさせていただきます。

その中で、ほとんどの未経験歯科助手が言うことがあります。

それは

「器具などの種類が多くて、覚えるのが大変」

ということです。

そうなのです。

そして、多くの未経験歯科助手が辞める三大要因は

1.こんなに大変だと思わなかった
・・・もっと楽な仕事だと思っていた、体力的にシンドイ

2.覚えるのが大変
・・・覚えきれなくて辞めてしまう

3.人間関係
・・・医院に馴染めない

といったところです。

1は採用段階で、そのような人を採用しないように気をつける必要があります。

3は医院の受け入れ態勢、人間関係をしっかりしておくことで解決できます。

2の解決策こそが「マニュアルを作成する」ということなのです。

———————————————————————-
1.ほとんどの医院でマニュアルは作成されていない

私は多くの医院にお伺いしておりますが、
80%以上の医院にマニュアルは存在しておりません。

そして、マニュアルが作成されている医院の半分は
そのマニュアルが有効活用されておらず、
新人スタッフに渡されてもいません。

マニュアルをしっかりと作成することで、
新人スタッフに教える時間と労力を削減することができます。

マニュアルは作るときは大変なのですが、
しっかりと作成するとスタッフの定着率向上にもつながるので
とても有効です。

歯科医院の場合、大企業などとは違いますから、
現場に入るまでの研修期間というのが
全くといっていいほど、ありません。

それどころか、大半の歯科医院では人員が不足しているため、
先輩スタッフが新人スタッフについて
教えてあげる時間すら取れないのが現状です。

そうなると、新人スタッフは研修期間もないし、
現場に放り込まれても誰も教えてくれる人はいないし、
アシストに着けば院長に

「そんなことも教わってないのか!?」

と怒鳴られるし、
先輩スタッフは忙しそうにしていて聞きづらいし、
勇気を出して聞いてみたものの、凄い嫌そうな顔をされるし・・・

という悪循環に入っていってしまいます。

そして、新人スタッフは

「私は全然、役に立たないし、教えてもらえないし、
ここにはいないほうが良いんだ」

と思い、辞めていってしまうことが本当によくあるのです。

このような悪循環もマニュアルをしっかりと作成することにより、
全てではありませんが、
かなりの部分を回避することができるようになるとしたら、
どうでしょうか?

マニュアルを作ってみようと思いませんか?

———————————————————————-
2.マニュアル作成方法

「マニュアルを作成する必要性は分った」

でも、どのようにしてマニュアルを作成すればいいでしょうか?

失敗するマニュアル作成方法は

「院長がマニュアルを作成する」

パターンです。

もちろん、パソコンがある程度、使えて、マメな院長であれば
自分でもマニュアルを作成することはできるかもしれません。

しかし、ほとんどの場合、院長がマニュアルを作成しようと思っても、
失敗に終わってしまうことが多いようです。

では、誰に作成してもらうのが良いでしょうか?

それはチーフクラスのスタッフです。

チーフクラスのスタッフにマニュアルをある程度、
短期間で作成してもらうことがとても有効です。

ある程度、期限を決めて、一気に完成させてしまうことが大切です。

また、他にもある失敗しやすいパターンは
新人スタッフが入って、そのスタッフに

「先輩から教えてもらったことをマニュアル化していって下さい」

というものです。

これですと、新人スタッフには荷が重過ぎます。

まだ、覚えることで一杯、一杯のスタッフに
さらにマニュアル作成という負担をかけてしまうと
かなりできるスタッフでなければ
オーバーフローで辞めてしまうことになります。

マニュアルを作成するのは業務全体をしっかりと把握していて、
各業務のポイント、コツを知っている
チーフクラスのスタッフが適任なのです。

また、マニュアルを作成することで、
自分の教える時間も効率化されるというメリットもありますから、
マニュアル作成へのモチベーションも上がりやすくなるのです。

教える側にとっては教えることも大変なのです。

そして、せっかく教えたスタッフがすぐに辞めてしまうと
教えることへのモチベーションが低下することになるのです。

———————————————————————-
3.マニュアル作成のポイント

マニュアルを作成する際には、
以下のようなマニュアルを作成されることをオススメします。

(1)準備物の写真とコメントが入ったマニュアル

新人スタッフにも分りやすく、
治療内容ごとに準備物をまとめて写真を撮ります。

写真を撮る際には、各器具に番号をつけておきます。

そして、写真の下に

「1.○○(器具名) ○○(使用目的)」

を書いていきます。

そうすると、例えば、
CR充填に必要な器具が用紙の上に写真で表示されており、
その下には各器具の名称と用途が記載されている
マニュアルになります。

このようなマニュアルは各医院で使用する器具が異なるため、
それぞれオリジナルで作る必要があるのです。

この写真と名称の説明があるマニュアルだけでも、
新人スタッフにとっては大いに役立つことでしょう。

(2)治療の流れをコメント入りで説明したマニュアル

それぞれの治療内容別に、アシストのマニュアルを作成します。

衛生士さんであっても、最初はアシストから始めるわけですから、
その医院のアシストのマニュアルを作成しておいた方が
断然、覚えやすくなります。

アシストのマニュアルはアシストする流れに沿って
書いていくのがオススメです。

どのタイミングで何を渡すのか、どのような渡し方をするのか、
その時に注意すべき点などがあればそれも記載しておきます。

単にどの順番で何をやるだけでは、あまり役に立たないので、
その時に何がポイントなのかをしっかりと
マニュアルに書いておくことが大切になります。

マニュアルの作成は医院の業務レベルを上げていくためにも、
非常に重要なので取組んでみてください。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

関連記事

新着