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予約システムを導入する

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マネジメント

2016.7.21

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最近、私のクライアントでも予約システムを
導入する医院が増えてきています。

予約システムを導入することで、
キャンセル率が減少する医院も出始めています。

歯科界では、以前にSC社という大きな痛みを受けたことで、
予約システムに対するマイナスイメージが
固定化していた面があると思いますが、
最近では、そのマイナスイメージではなく、
プラス面に目が向いてきているようです。

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1.予約システムとはどのようなものか?

予約システムとは、
これまで紙のアポイント帳によって管理していた予約を
パソコンでデータ管理するというものです。

紙のアナログ管理とパソコンによるデジタル管理の
良い面と悪い面を整理してみたいと思います。

【紙によるアナログ管理】
[長所]
・パッと見れる
・手軽に移動できる
・費用が安い

[短所]
・同時に2人以上が見れない
・アポの消し忘れなどが多い
・予約を探すのが大変
・データ管理・分析が大変
・患者情報の蓄積が難しい
・予約確認の電話をかけれない

【パソコンによるデジタル管理】
[長所]
・LANでつなげば何人でも見れる
・アポの消し忘れが少ない
・作業時間が短縮される
・予約確認のオートコールをかけることが出来る(機種による)
・予約を探すのが簡単
・患者情報を蓄積できる
・データ管理・分析が楽

[短所]
・費用が高い
・持ち運びが大変
・システムが止まると作業出来ない
・会社が倒産するとシステムが使えなくなる

基本的には上表のような特徴が
紙のアポ帳とパソコンによる予約システムには
あると思われます。

しかし、予約システムはどれも、
きちんとしたものを購入しようとすると
100万円以上になってしまい、
それだけの効果があるのか?
というのが最大の問題になります。

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2.予約システムを入れる意味はあるのか?

予約システムにも色々な種類がありますが、
どうせ入れるならオートコールによる
自動予約確認機能のあるものをオススメいたします。

その方が、キャンセル率が減少することによる
コスト回収の可能性が高まるからです。

アポイント帳による管理の限界により
予約システムを導入する場合もあります。

例えば、ある患者さんから予約変更のお電話があった場合、
その方が自分の予約時間を覚えていなかったりすると、
探すのが大変な場合があります。

これが予約システムでしたら、検索は一発です。

このようなメリットを感じるラインが私の感覚ですと、
1日80人の来院人数です。

1日80人ぐらい患者様が来院されるようですと、
受付で患者様の予約状況を把握することが
難しくなってきます。

これをサポートするために
予約システムを導入するケースもあります。

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3.オートコールによるキャンセル率の減少

私のクライアントの例ですと、
オートコール機能つきの予約システムを導入することにより、
実際にキャンセル率が13%程度だったものが
9%程度に減少しました。

1日50~60人の医院でしたので、
1日平均2人近い、来院人数のアップ
ということになります。

歯科の場合、他の医科と異なるのが予約制です。

予約制の最大の欠点は患者さんが予約時間を忘れてしまう
ことによる未来院ということであり、
この欠点を補うためにも、
事前のオートコールが有効に機能するようです。

本来は得られなかった2人分の収入を考えると、
100万円以上の予約システムであっても、
投資回収を1年ぐらいで終らせることができ、
その後はプラスに転じることができるのです。

確かに、これまでほんの数百円の
ノートで行っていたアポイントの管理を
100万円以上の金額を出して行うことに
抵抗があるとは思うのですが、
それだけの価値を感じることができる方には、
大きなチャンスだと思います。

また、よくご存知の方にとっては
このオートコール機能が100万円台で
利用できるというのは革命的なこと
なのではないでしょうか。

以前、このオートコール機能を
歯科界で提供していた悪名高いSC社は
このオートコールと予約管理システムを
500万円近い金額で提供していたのです。

当時はそれだけ高額だったサービスが
今では100万円台で利用できるというのは
技術の進歩ですね。

また、他の医院では、予約システムをLANでつなぐことにより、
全てのチェアサイドで予約を確認することができるようになり、
次回の予約を受付ではなくチェアサイドで取るようになりました。

これまでであれば、アポ帳をチェアサイドまで
持っていかなければそのようなことができなかったのを、
予約システムの導入により、
このようなことも可能になりました。

また、受付で予約を取るよりも、
実際にドクターや担当衛生士が患者様と
対話しながら直に予約を取ったほうが
オペレーション上、無駄の無い予約になるということと、
患者さんにとっては受付の人よりも重たい約束になり、
キャンセル率の減少に貢献しているようです。

これまではキャンセル率を下げる為に、
診療後などに一生懸命、担当衛生士などから
メンテナンスの患者様に予約確認の
電話などをかけたりしていましたが、
この予約システムにより、
このようなこともなくなり、
さらにキャンセル率が減少しました。

患者さんからも

「事前に予約確認の連絡が欲しい」

という明確なニーズを満たす商品ですので、
皆さんの医院でも、
1日の患者数が50人を超えているのであれば、
十分、検討する価値はあるのではないかと思います。

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【歯科医院専用予約システムの代表例】

●DentNet(株式会社ジェニシス)
〒221-0834 横浜市神奈川区台町9-2 一幸ビル4階
TEL: 045-319-1785 http://www.genesis-net.co.jp

●DentalQube(情報通信コンサルティング株式会社)
〒532-0011大阪市淀川区西中島4-3-5マッセ新大阪 11F
TEL: 06-6838-5288 FAX: 06-6838-5287
E-mail: jtc@pop12.odn.ne.jp http://www.voistage.com/

●pisces(有限会社 ピスケス)
〒811-1302 福岡県南区井尻4丁目3番23号
TEL: 092-588-4811 FAX: 092-588-4822 http://www.e-pisces.net/

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