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「やること表」の重要性

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2016.7.21

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今後、重点的に取り上げることがあると思いますが、
あまりにも多くの方が実践していないので、お伝えしたいことがあります。

それが「やること表」です。

多くの方から、「どうやったら仕事を効率的にできますか?」というご質問
をいただきます。

その答えとして、一番、簡単で一番効果的な方法が「やること表」なのです。
仕事術や時間管理などの本などでも、あまり紹介されていませんが、これが
私がこれまでにやってきた中でも、最も仕事の効率とクオリティーをアップ
させる方法です。

この「やること表」は正しい歯磨きのフォームみたいなものです。
この「やること表」を正しく行っていれば、正しい結果が出やすいですし、
「やること表」をつけていなければ、間違った結果が出やすいです。

是非、簡単な方法なので、皆さん、やるようにしてみてくださいね。

やること表の作り方と使い方はは簡単です。

1.A4の紙を用意してください。
この紙は何でもいいです。
私はノートなどではなく、いつも白紙のA4の紙を利用しています。

2.この紙に自分がやらないといけないことを書いていってください
やることを書くときには、冒頭に□をつけて書いてください。

3.やることが完了したら、□にチェックを入れて下さい

4.やることが書いてある紙はいつも持ち歩いてください。
やることが出てきたときには、すぐにその紙に書いてください。
このやること表をちょっとした時間にいつも見るようにして下さい。

5.紙がやることで一杯になって、書く場所がなくなったら、
新しい紙にやることを書くようにして下さい。

たったのこれだけで、あなたの仕事の効率と生産性は確実にアップします。
でも、やる人は少ないのです。もったいない。

人間は忘れる動物です。
忘れるようにできています。

だからこそ、やるべきことを忘れてしまうのです。

でも、忘れずにやることというのは何でしょうか。
それはやらないと問題になることです。

例えば、お金の振込み、レセプト業務、給与計算、歯科医師会の連絡など。

これらのことは「緊急」で「重要」なことです。
これをやらないと問題が起きるのでやります。

しかし、大切なのは「緊急でないけれど重要なこと」です。
この『7つの習慣』で言われる「第2領域」の仕事に自分の時間と
エネルギーを多く投入できる人は仕事のできる人です。

やるべきことを頭の中で整理している人は第2領域のことではなく、
「緊急で重要な第一領域」のことだけをやる傾向にあるのです。

だからこそ、結果が出ずらいのです。
本人は一生懸命にやっているんです。
でも、結果が出ない。

それは第二領域のやるべきことをやること表に書いてないからです。
是非、あなたのやること表に第二領域のことを書いてください。

他にも、重要なことがあります。
それは、やること表を書いていないと「さあ、やろう」と思ってから
考え始めることになるのです。

「さあ、やろう」と思ってから、それをどのようにするかを考え始める
と、とても時間がかかります。そして、考えがまとまらないから苦しいです。

苦しいから、嫌になります。嫌になるから苦手になります。
苦手になるから、どんどん後回しにして、やらなくなります。

この典型例が文章を書くことです。
ほとんどの歯科医師の先生は文章を書くのが苦手です。

それは「さあ、書こう」と思ってから、何を書くかを考え始めるからです。
だから、嫌だ、苦痛だ。苦手だ。もう、やりたくない。
となってしまい、ホームページの作成がどんどん遅れていくのです。

そして、時間がかかって苦手なことだから、どうしようもない状況に追い込
まれてから、やるようになって、時間がかかるものだから、適当なところで
終わらせて、クオリティーの低いものになってしまう。

そして、更に苦手になっていくのです。

このようなクリエイティブ業務を短時間で高いクオリティーでやるには
コツがあります。

それはやること表に予め、書いておくのです。
そして、いつもやること表を眺めながら、「どんなことを書こうかなー」
と考えるのです。

車を運転しているとき、トイレに入っているとき、お風呂に入っているとき、
そんな時に考えておくのです。そして、その考えている時間の中で、だいたい
の考えをまとめてしまい、流れを作っておくのです。

そして、それを形にすることを「さあ、やるか」となってからやるのです。
そうすると、とてもクオリティーの高いものが短時間できるようになります。

つまり、考えるという重要な作業をそれまでに終わらせておくのです。
これができれば、時間がないことを解決することにつながるのではないで
しょうか。

このやること表に各習慣が身につけば、診療中も、セミナーを聞いている時、
人の話を聞いている時、テレビを見ている時も、どんな時もやること表に
あなたのやることがどんどん、追加されていきます。

そうすることによって、あなたは常に自分がやるべきことを考え、自分の
やるべきことに焦点が当たるようになるのです。

それと大切なのは、やること表を分散させないことです。
やること表は1枚の紙にまとめるのです。

あっちこっちに書くと、分散して、見なくなります。
1枚の紙に集約するのです。

ですから、よくある手帳に今日のやることを書くというのはとても素晴らしい
と思うのですが、あれは続かないということと、その他に今日以外にも自分が
やるべきことがしっかりと1枚の紙にまとまっているという前提で有効な方法
だと私は思います。

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